Oscuro

Cierre de año 2022

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Con el cierre de año se cancelan todas las cuentas del ejercicio (cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción) y se trasladan los resultados al balance anual, incorporándolos al patrimonio si ha habido beneficios (como utilidades) o restándolos del patrimonio si ha habido pérdidas, adicional que le permite visualizar en el año siguiente sus saldos iniciales, dicho lo anterior se recalca la importancia de que este proceso quede ejecutado bajo las buenas prácticas de Conexión Five, donde usted como usuario garantiza que la información (saldos iniciales) del año siguiente no pase con inconsistencias de valores, terceros o centros de costos.

Por favor siga con cuidado y en orden los siguientes pasos:

  1. Solicite el instructivo para crear el año 2023 y haga en primera instancia este proceso, sin esto no puede continuar con el cierre del año.
  2. Ubíquese en diciembre del año a cerrar, por la opción de utilidades / cambios de mes y año.
  1. Exógena / analizador de terceros, ejecute los primero 9 pasos (el paso 10 no lo realice) y corrija las inconsistencias de la creación de sus terceros, lea con atención lo que significa cada uno de los pasos debajo del titulo.

Los botones del recuadro en color rojo, se habilitaran cada que corra el paso 1, 2, 6, 7, 7.1, 8, desde el botón Actualizar Tercero, lo llevara directamente a la base de datos de terceros, para que busque el tercero con datos errados y lo corrija sin necesidad de que se salga de la opción Analizador de terceros, el botón Aplicar Ciudad solo se habilita en paso 9 y tiene como propósito que todos los terceros que le muestra dicho paso queden con la ciudad de la creación de la empresa en la que se encuentra ubicado, si no desea que todos queden con esa ciudad debe de utilizar el botón actualizar tercero y asignar la ciudad uno a uno de los terceros.

  1. Procesos / validación general, esta opción validara que la información del año a cerrar este bajo los parámetros del plan de cuenta, por lo que le ira mostrando una serie de alertas para que tome los correctivos pertinentes, debe de tener presente que desde cada una de las alertas puede eliminar o adicionar la información faltante (en caso de adicionar tenga en cuenta que el sistema no le permite desde la alerta buscar terceros o centros de costos, debe de digitar el código completo).

4.1. Si le genera la alerta 0, el proceso para corregir la inconsistencia de las cuentas es:

  • Genere una copia de seguridad, utilidades / copia de seguridad.
  • Procesos / especiales cuenta / cambio de cuenta, en cuenta actual a cambiar, ponga la cuenta de la alerta anterior, en cuenta nueva a usar digite la cuenta auxiliar a la que desea trasladar el movimiento de la cuenta que ahora es mayor, ADVERTENCIA, el sistema desde esta opción le pregunta si el cambio lo desea hacer para todos los año o solamente para el año actual (si realiza el proceso para todos los años, se debe de devolver al 1er año que tiene en Conexión Five y realizar el cierre de año de todos los años siguientes según este instructivo).

4.2. Las alertas 4 y 5 están relacionadas con centros de costos.

4.3. Las alertas 6 y 8 están relacionadas con terceros
Esta alerta (6) es la única que se visualiza diferente a las demás, al mover el mouse desaparece.

4.4. La alerta 10 y 12 están relacionadas con cartera y cuentas por pagar, le está indicando que ese movimiento en el módulo quedo sin cuenta, para corregir debe de ir en el módulo a actualiza información, cargar el tercero del documento, buscar el documento de la alerta y agregar en el columna cuenta la cuenta faltante, ADVERTENCIA esa cuenta debe de tener activo el cruce al modulo.

  1. Consultas / auditoria / validación de descuadres, verifique que ningún documento se encuentre descuadrado en débitos y créditos diferentes, generala en LOCAL y NIIF (en caso de no manejar niif aun en el sistema solo realice el proceso en local) Si le muestra uno o varios documentos, exporte a Excel y por la opción de movimiento / movimientos / modificar, organice la información.
  1. SI Y SOLO SI MANEJA AMBOS O SOLO UNO DE LOS MODULOS DE CUENTAS POR PAGAR O CARTERA, consultas / auditoria / auditoría de cuentas por pagar y auditoria de cartera.
    Ejecute la primera opción, le mostrara las inconsistencias de saldos entre contabilidad vs el modulo correspondiente.
  1. Ahora sí!, procesos / cierre anual, tenga en cuenta:
    – Cuenta origen: es la cuenta mayor (4-5-6-7).
    – Cuenta destino: cuenta auxiliar del patrimonio a donde ira el resultado del PyG
    – Para cerrar los terceros de las cuentas de impuestos, en la columna cuenta origen, ponga la cuenta auxiliar de cada impuesto a cerrar y repítala en la cuenta destino y en la columna tercero digite el NIT de la DIAN.
    – Clic en Aceptar.

Nota: antes de hacer el paso 6, debe de haber creado el año nuevo, solicite el instructivo “Como crear el año 2022 en Conexión Five”.

Si realizo el cierre del año y necesita digitar aun información en el año cerrado, ubíquese en el mes en que desea registrar la información, contabilice, ubíquese de nuevo en diciembre del año cerrado e ingrese a procesos / cierre anual, de clic en aceptar, el sistema le indicara que el proceso ya fue realizado que si desea borrarlo, de clic en ACEPTAR y el sistema realiza de nuevo el cierre actualizando los saldo con la nueva información ingresada

  1. Cuando ya decida dejar el cierre definitivo, ingrese a Actualiza / configuración / bloqueos, ubíquese en el año 2022, en la columna mes digite el número 12 y en la columna estado la letra C, al realizar el cambio de mes y año, observara que sobre el año cerrado solo le permite ubicarse en el mes 13 de consulta

RECUERDE! Esta opción le permite bloquear cada mes que “cierre” con el fin de que ningún usuario pueda ingresar a modificar la información, para eso se ubica en la columna MES y digita el mes a bloquear, ejemplo, abril pone el número 4, con eso le quedan bloqueados los meses desde enero a abril, si desea abrir marzo y abril, pone el número 2 indicándole al sistema que solo quedan bloqueados los meses de enero y febrero.

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