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Pos Pyme – ¿Cómo hacer un inventario comparativo?

Warehouse workers using bar code scanner and tablet and checking goods inventory.

Antes de explicar el proceso básico de Inventario Comparativo se debe tener en cuenta los siguientes pasos:

  • Usuarios por fuera del sistema.
  • Realizar copia de seguridad(Backup)

Nota: Si se realiza ventas en el día de cierre de mes, el sistema no incluirá las ventas.

  1. Reconstrucción de Inventario 

El presente paso se debe realizar antes de realizar un cierre y/o antes de realizar un inventario comparativo, se realiza con el fin de validar los saldos actuales del inventario, verificar que el saldo final sea consistente contra los movimientos (diferencia de entradas contra salidas).

Se realiza por la opción Inventarios// Elaboración inventarios físicos//Reconstruye inventario desde inicio.

Automáticamente se presiona la opción de reconstruir el sistema realizara el proceso de reconstrucción.

  1. Cierre de mes

El mes anterior al que se vaya a realizar el inventario comparativo debe estar cerrado con el fin de validar las existencias iniciales y los costos del inventario, ejemplo: si se va a realizar el inventario en el mes de Diciembre, debe estar cerrado el mes de Noviembre.

Si ya se ha cerrado puede verificarlo por la opción:
Inventarios//Procesos de fin de mes//Consulta meses cerrados

Si no ha realizado cierre de mes debe realizar el proceso por la opción:

Inventarios //Procesos de fin de mes // Cierre de mes (antes de realizar esto debe realizar la reconstrucción de inventario)

Automáticamente se mostrará el mes correspondiente al cierre, el sistema verifica cuál fue el último mes cerrado.

3. Verificación de saldos negativos y saldo actual

Una vez se haya realizado la reconstrucción de inventario y/o cierre de validar el inventario actual con el fin de verificar las unidades que reporta el sistema que son con las que se va a generar el inventario comparativo.

Se debe verificar que no se posean productos con saldos negativo, si existen se debe realizar la correspondiente auditoria, debe ingresar por la opción:

Inventarios//Consulta inventarios físicos //Productos con inventario en rojo

Se debe consultar las existencias actuales, debe ingresar por la opción:  Inventarios consulta//Inventarios físicos//Actuales.

Cuando ya se han realizado los pasos anteriores se dispone a dar inicio al proceso inventario comparativo

  1. Prepara archivos para físicos

Se realiza el presente paso con el fin de congelar el inventario que reporta el sistema por así decirlo y que se pueda seguir facturando o ingresando compras si así lo desea luego de ejecutar este proceso.

Ingrese por la opción Inventarios//Elaboración Inventarios físicos //Registrar físicos actuales//Prepara archivos para físicos.

Automáticamente se muestra la fecha del día que va a iniciar el inventario comparativo, ésta misma fecha se debe utilizar en todo el proceso. 

  1. Planillas (opcional)

El sistema posee la opción de imprimir planillas (por Grupo, por selección de grupos o por ubicación) para ser usado como borrador de los conteos físicos que se hagan en el punto de venta.
Ingrese por la opción Inventarios//Planilla

  1. Registra conteo físico

Una vez ya se haya realizado el conteo físico y en lo posible reconteo se debe digitar en el sistema lo que se diligenció en las planillas. Ingrese por la opción Inventarios//Elaboración Inventarios físicos//Registrar físicos actuales//Registra Inventario físico almacén.

Cuando ingrese a la opción se abrirá la siguiente ventana, en el campo que dice “Fecha del inventario físico” debe digitar la misma con la que realizó “Prepara Archivos Para Físicos”, posteriormente seleccionar el botón “Registrar el inventario inicial”.

Cuando ha seleccionado el botón antes mencionado se abre la siguiente ventana la cual posee ocho columnas, donde se registrara uno a uno lo productos según  el listado de productos que se tienen físicamente en el inventario.

En las últimas columnas debe de digitarse la cantidad que se tenga en el proceso realizado del conteo de las cantidades, una vez terminado de digitar toda la información a registrar damos Esc y presionamos el botón de Grabar movimiento.

Una vez se tenga grabado el movimiento vamos a la opción de consolidar Inventario, para que de esta manera el sistema realice el proceso de comparar lo que se tiene físico (digitado) contra lo que se tiene en el sistema en el momento en que se congelo el inventario

  1. Informe de diferencias

Una vez haya terminado de registrar el inventario físico puede generar un informe de diferencias con el fin de comparar los saldos del inventario del sistema contra el conteo físico.

Ingrese por la opción Inventarios//Elaboración Inventarios físicos//Registrar físicos actuales//Informe de diferencias.

La fecha que debe digitar con la que desea consultar las diferencias debe ser la misma con La que creó “Prepara archivos para físicos”.

Al darle en el botón Aceptar el sistema le da la opción de imprimir un informe general, sobrantes, faltantes o diferencias generando un informe de la siguiente manera
El informe muestra producto por producto: la cantidad existente en el sistema, cantidad digitada de las existencias físicas, los faltantes, los sobrantes y el costo.

Con este informe se deben validar las diferencias (sobrantes y/o faltantes), verificar que sean reales y que no sea error de digitación o de conteo, en caso de ser error de digitación o de conteo se ingresa nuevamente a la opción de ‘Registra conteo físico’ (opción anterior) y corregir las cantidades y generar nuevamente éste informe para validar de nuevo las cantidades.

  1. Ajuste de inventario

Cuando ya se tienen validadas las diferencias se debe proceder a realizar los ajustes con el fin de sacar del sistema lo que no existe físicamente o ingresar lo que hace falta.

Ingrese por la opción Inventarios//Elaboración Inventarios físicos//Registrar físicos actuales//Registra todos los productos.

Ingresa a la misma ventana de conteo físico pero en este caso se debe seleccionar el segundo botón de “Realizar los ajustes”, recuerde que debe ingresar con la misma fecha de “Prepara archivos para físicos”.

Al seleccionar el tercer botón el sistema genera los movimientos con los documentos 92(entrada) y 93 (salida) para ajustar el inventario de los productos que no coincidieron en el conteo físico, de esta forma se garantiza que el inventario del sistema corresponde con el inventario físico real. 

Para estar seguros de que los ajustes quedaron correctamente asentados en el inventario reconstruya de nuevo el inventario y puede consultar exactamente cuáles fueron los ajustes consultando los documentos 92 y 93.

 Ingrese por la opción Inventarios//Consulta de Inventarios//Consulta por documento

Ahí nos aparecerá una pestaña en la cual debemos de colocar el número del documento, para este caso sería el 92 y 93 los cuales son automáticos del sistema y no se deben de utilizar para realizar ningún proceso diferente en el inventario, colocamos la fecha la cual debe de ser la misma con la que se preparó inicialmente el inventario.

Esto traerá una plantilla en la cual aparece según el documento consultado los productos que se realizaron los distintos ajustes, donde se visualiza las cantidades ajustadas y ahí se puede verificar si los mismos quedaron o no de manera correcta.

Si una vez revisados los ajustes encontramos que por alguna razón no se debían de           realizar, el sistema tiene la opción de poder borrar dichos ajustes por la misma opción donde realizamos los ajustes inicialmente, luego de borrarlos volvemos a presionar el botón de     consolidar el inventario.              

Si requiere algún apoyo adicional no dude en comunicarse con nosotros a través de nuestras líneas:

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