Preguntas y respuestas sobre la Nómina Electrónica

La DIAN Luego de haber implementado el proyecto de masificación de la facturación electrónica, continuó con la publicación de la Resolución 0000113 del 11 de febrero de 2021, con la que reglamenta el uso y la implementación de la nómina electrónica.

En este artículo encontrará las respuestas a preguntas frecuentes y que hemos anexado para que tenga una guía clara de respuestas.

Habilítese en la DIAN como emisor de Nómina Electrónica

La Nómina Electrónica se define como un archivo electrónico generado mediante un software, y enviado a la DIAN que contiene información de la nómina de sus empleados. El principal objetivo de la Nómina Electrónica es soportar las deducciones salariales, de prestaciones sociales, seguridad social y parafiscales en renta.

Importante: Si no está habilitado en la DIAN como facturador electrónico deberá ingresar por la opción de “Soy nuevo en la facturación electrónica” de lo contrario, ingresas por la opción “Ya soy facturador electrónico”.

Técnicamente la DIAN no ha definido un procedimiento claro a la fecha de publicación de este artículo, sin embargo de acuerdo a lo que se conoce hasta el momento a continuación le relacionamos los siguientes pasos:

(Importante ver la nota al final de este documento antes de realizar este proceso).

  1. Ingrese a la opción de Habilitación.
  2. Ingrese los datos requeridos si es empresa o persona natural.
  3. Recibirá un correo a su cuenta registrada en la DIAN con el token de acceso.
  4. A continuación debe hacer clic en el botón participantes, y luego agregar el correo que este empleando para facturación electrónica que es el más recomendado para este proceso, sugerimos que no utilice otro.

¿Qué es la Nómina Electrónica?

La nómina electrónica es el nuevo requisito que tiene la DIAN para las empresas. El pasado 11 de febrero se aprobó bajo la Resolución 000013 y con ella se fijaron plazos específicos, requisitos y, en general, la DIAN tiene todo el ecosistema listo para empezar a recibir nóminas electrónicas.

Este nuevo requisito consiste en enviar a la DIAN su nómina de forma electrónica basado en un proceso similar al de la facturación electrónica. La única diferencia es que no existe un adquiriente que recibe un documento final como soporte de la transacción de venta; en cambio, la DIAN registra la formalidad que tienes en la vinculación de los trabajadores de su empresa; a su empresa le resulta útil para efectos de impuestos descontables, y cada empleado recibe una copia personal de la información individual que fue liquidada.

La Nómina Electrónica cumple con las mismas funciones que la nómina tradicional de su empresa. Con este nuevo proceso se genera un archivo físico en formato XBLRM que cumple con varios lineamientos y se envía tanto a la DIAN como al empleado que compete. Este envió también es realizado por el Proveedor Tecnológico autorizado, por ahora los proveedores serán los mismos que están habilitados por la DIAN para ser facturadores electrónicos.

¿Cómo se conocerá el documento de nómina electrónica y cuantos documentos son?

Se Denominará Documento soporte de pago de la nómina electrónica.

Teniendo en cuenta la Resolución emitida por la DIAN, el documento soporte para el pago de la nómina electrónica que se debe enviar a validación de la DIAN, soporta costos, deducciones o impuestos descontables que están derivados de los pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria, y de los pagos que se realizan a los pensionados, este documento estará acompañado de un nuevo documento denominado Documento de Ajuste.

¿Quién es el encargado de generar, transmitir y validar la nómina electrónica?

Los responsables son los contribuyentes que realicen pagos o abonos a una cuenta que se derive de una vinculación, relación laboral o legal y reglamentaria, por los pagos a pensionados, que requieran soportar los costos y deducciones del Impuesto sobre la Renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA.

¿Cómo se emite la nómina electrónica?

Se requiere una habilitación ante de la DIAN, tal como en el caso de la facturación electrónica (ver tips de nómina electrónica). Incluso, los proveedores autorizados por la DIAN para emitir nómina son los mismos que previamente estaban autorizados para prestar el servicio de facturación electrónica.

¿Qué es el Documento Soporte para el Pago de la Nómina Electrónica?

Esta es una de las exigencias más importantes del proceso de nómina electrónica. Se trata un documento de carácter electrónico que tiene como objetivo soportar los costos y las deducciones en el Impuesto Sobre la Renta y complementarios, los impuestos descontables sobre el IVA.

Es el soporte de los pagos o abonos que se realizan en las cuentas de trabajadores y que están relacionadas con la nómina de una empresa, debido a que son producto de una relación laboral, legal o reglamentaria y que se compone por los valores devengados, deducidos en la nómina y el valor total de diferencia de estos dos anteriores.

¿Qué es la nota de ajuste para la nómina electrónica?

Las notas de ajuste son el documento electrónico con el que es posible realizar ajustes al Documento soporte de pago de Nómina Electrónica, bien sea por errores de contenido o aritméticos. Se emite teniendo en cuenta las condiciones, términos y los mecanismos tecnológicos y técnicos que señale la DIAN. Ahora bien a la fecha nuestro programa de nómina no tenía la función de aplicar un documento de ajuste, por lo cual este proceso que se envía en los mismos lapsos de tiempo del documento de soporte de nómina.

¿Qué es el código CUNE?

El CUNE Código Único de documento soporte de pago de Nómina Electrónica. Es uno de los principales requisitos con los que debe contar el Documento de Soporte de Nomina y sus notas de ajuste y es el responsable de brindar un valor alfanumérico para identificarlos sin equivocación.

¿Cada cuánto se debe emitir el Documento soporte de Nómina Electrónica?

Este debe ser generado de forma mensual, acumulando la información que se relaciona con los conceptos de los valores devengados y deducidos en la nómina, junto con el valor total de los pagos o abonos en la cuenta relacionada con una vinculación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones.

¿Cuáles son las principales características del Documento soporte de pago de Nómina Electrónica?

Entre las principales características para el Documentos soporte de pago de Nómina Electrónica que señala la DIAN en la Resolución 000013 de 2021 se encuentran las siguientes:

a. Debe estar expresamente denominado como Documento Soporte de pago de Nómina Electrónica.
b. Incluir los apellidos y nombre o la razón social junto con el Número de Identificación Tributaria (NIT) del obligado a emitir la nómina electrónica citado en el Artículo 4 de la Resolución 000013 de 2021.
c. Debe incluir los apellidos y nombre junto con el número de identificación del beneficiario del pago.
d. Incluir el Código CUNE.
e. Debe incluir el número correspondiente al sistema interno de numeración consecutiva, que le asigna el obligado a emitir la nómina electrónica.
f. Incluir el contenido y los valores de los conceptos que correspondan al valor devengado en la nómina teniendo en cuenta lo que establece el anexo técnico del Documento Soporte de pago de Nómina Electrónica.
g. El contenido junto con los valores de los conceptos que correspondan a los valores deducidos de la nómina según lo indique el anexo técnico del Documento Soporte de pago de Nómina Electrónica.
h. Debe incluir el valor total de diferencia, que resulta de la diferencia entre el valor total devengado menos el valor total deducido de la nómina.
i. El contenido debe seguir las indicaciones del anexo técnico del Documento soporte de pago de Nómina Electrónica que se encuentra en el Artículo 20 de la Resolución 000013 de 2021, relacionado con la información y contenido de la nómina electrónica en Colombia.
j. Debe incluir el medio de pago que utilice el obligado a emitir la nómina electrónica para realizar la entrega de la contraprestación económica de los servicios que le prestó el beneficiario del pago.
k. La fecha y hora en la que fue generado.
l. La firma digital del obligado, teniendo en cuenta las normas vigentes y la política de firma que establece la DIAN, al momento de la generación como el elemento que garantiza la autenticidad, integridad y el no repudio del documento de la nómina electrónica.
m. Los apellidos y nombre o la razón social y el NIT del fabricante del software, junto con el nombre del software y del proveedor de soluciones tecnológicas si lo tiene.

¿Cuánto tiempo tengo para emitir el documento soporte de pago de la Nómina Electrónica?

Una vez pagada la nómina, el obligado tiene como plazo para transmitir el documento, dentro de los diez primeros días del siguiente mes en el que se generó la información, esto conforme lo indica el Artículo 3 de la Resolución 000013 de 2021 y para que la DIAN realice la respectiva.

¿Cuáles son las principales características de las notas de ajuste para la nómina electrónica?

Las siguientes son las principales características que debe incluir las notas de ajuste del Documento soporte de Nómina Electrónica según la Resolución 000013 de 2021.

a. Debe estar denominada nota de ajustes del Documento soporte de pago de la Nómina Electrónica.
b. Incluir la numeración consecutiva interna del obligado.
c. El número y la fecha de generación del código CUNE del Documento soporte de pago de Nómina Electrónica, que referencia la nota de ajuste.
d. El Código CUNE.
c. Indicar el tipo de documento de ajuste que corresponda.
d. La fecha y hora en que fue generado.
e. Fecha y hora de validación del documento soporte de nómina que se debe anular.
f. Apellidos y nombre o la razón social y el NIT de quien realiza la generación y transmisión del Documento soporte de pago de Nómina Electrónica.
g. Los apellidos y nombre o la razón social y el número de identificación de quien corresponda como beneficiario del pago.
h. La firma digital de quien genere y transmita el Documento soporte de pago de la Nómina Electrónica, según las normas vigentes y la política de firma que establezca la DIAN, al momento de la generación como el elemento que garantiza la autenticidad, integridad y el no repudio del documento soporte de nómina electrónica.
i. Incluir el código CUNE, del documento de nómina que se anula.

¿Debe tener en cuenta el momento de inscripción?

A partir del 18 de agosto de 2021 podrás habilitarte en cualquier momento y deberás comenzar a emitir tu nómina a la DIAN al mes siguiente de tu habilitación independiente de tu fecha de obligatoriedad.

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